Trong các cơ quan, tổ chức việc quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.

Đang xem: Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất

*

1. Quản lý tài liệu giấytheo phương pháp truyền thống

Theo phương pháp truyền thống, việc quản lý tài liệu giấy thường được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Tuy nhiên theo thời gian khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ phản ánh quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, sau thành các kho tài liệu song song với việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng trở nên quá tải làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu.

*

Trong thực tế, đã có nhiều tổ chức đơn vị, cơ quan đã áp dụng tin học hóa công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho đơn vị mình, tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì một phần lý do là bản thân hệ thống phần mềm lưu trữ, phần mềm quản lý tài liệu được tính toán thiết kế không đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau chỉ vài ba năm vận hành. Nhiều người nghĩ rằng chúng ta chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống ổ cứng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn và đáp ứng nhu cầu lưu trữ mà quên mất rằng việc lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu điện tử tốt, được thiết kế dựa trên khoa học quản lý hiện đại, được tính toán thiết kế đáp ứng nhu cầu quản lý công việc, tài liệuhiện tại của đơn vị và có thể vận hành ổn định cho nhiều năm về sau cũng là một vấn đề rất quan trọng.

2. Lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng theo hướng hiện đại.

Xem thêm: dòng máy laptop nào tốt nhất

Thay vì phải tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí cho việc quản lý tài liệu theo cách truyền thống thì hiện nay, nhiều doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đã tiến hành áp dụng các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng – phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử toptotnhat.com vào trong công việc. Phần mềm quản lý tài liệu toptotnhat.com được thiết kế đáp ứng cho mô hình quản lý tài liệu theo nhiều cấp, tài liệu có thể được lưu trữ độc lập ở từng cấp đơn vị triển khai. Các tài liệu của đơn vị được sắp xếp lưu trữ một cách khoa học và được tách riêng theo từng năm, do đó việc tìm kiếm tra cứu các tài liệu từ các năm trước đều được nhanh chóng chính xác, dung lượng lưu trữ được tối ưu, tốc độ truy xuất được tối ưu ổn định mặc dù dung lượng lưu trữ tài liệu văn bản tăng lên sau nhiều năm.

*

toptotnhat.com – Quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Ngoài ra, phần mềm quản lý tài liệu toptotnhat.com cho phép chúng ta đính kèm các tài liệu văn bản dạng định dạng scan vào hệ thống do đó phần mềm hỗ trợ mạnh mẽ việc tìm kiếm toàn văn các tài liệu được lưu trữ trong phần mềm. Giúp văn thư có thể nhanh chóng tìm kiếm các tài liệu theo tiêu chí yêu cầu nào đó.

Có thể nói, việc quản lý tài liệu bằng phần mềm CloudOffce là lựa chọn đúng đắn và phù hợp cho các đơn vị cơ quan tổ chức hành chính cũng như các doanh nghiệp đang mong muốn tìm kiếm giải pháp tin học hóa hiệu quả công tác quản lý lưu trữ tài liệu hiện nay.

Xem thêm: Bột Ăn Dặm Nào Tốt Nhất Cho Bé 4 Tháng Tuổi Nào Tốt, Bột Ăn Dặm Cho Trẻ 4 Tháng Tuổi Nào Tốt

Phần mềm văn phòng điện tử – toptotnhat.com có thể dễ dàng quản lý qua máy tính, smartphone, quản lý tài liệu trên iphone của bạn, giúp bạn có thể theo dõi và kiểm soát công việc mọi lúc mọi nơi thông qua một ứng dụng quản lý tài liệu trên smartphone.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *